Vieraskynästä: Ajatuspajan arkea

Viime syksynä törmäsin mielenkiintoiseen ilmoitukseen, jossa ajatushautomo Demos Helsinki etsi joukkoonsa organisaation kehittämisestä, taloushallinnosta, myynnistä ja henkilöstöhallinnosta kiinnostuneita hallintoharjoittelijoita. Muutamat aihepiirit tuntuivat natsaavan hyvin omiin kiinnostuksiin ja itse organisaatio vaikutti hyvin kiinnostavalta. Kerronpa ensiksi hieman minkälaisesta organisaatiosta on kyse.

Demos Helsinki on ideologisesti riippumaton ajatushautomo, jonka ydintehtävä on kääntää ihmiskunnan kasvava osaaminen ja kyky toimia yhdessä nopeasti ratkaisuiksi aikamme pitkän aikavälin ongelmiin. Demoksen tavoite on kääntää toimintaympäristön suuret muutokset sen kumppaneiden uusiksi käytännöiksi, jotka tuovat ratkaisuja pitkän aikavälin ongelmiin. Samalla Demos Helsinki tuo ihmisryhmiä yhteen toivottavan tulevaisuuden toteuttamiseen. Demoksen työllä on aina kaksi asiakasta, maksava asiakas ja yhteiskunta, joista tärkein asiakas on aina jälkimmäinen. Henkilöstöä Demoksella on tällä hetkellä arviolta noin 25-30 henkilöä ja lukumäärä elää molempiin suuntiin.

Kiinnostus heräsi välittömästi, mutta epäröin silti aluksi hakemisen suhteen. Tutkintoni oli lähestulkoon paketissa ja takanani jo kaksi oman alan harjoittelua. Kannattaisiko tässä vaiheessa hakeutua enää kolmanteen harjoitteluun vai keskittyä täysipäiväisesti valmistumiseen ja ns. oikeiden töiden hakemiseen? Toisaalta yliopistolta haettava harjoitteluvoucheri oli vielä omalla kohdallani käyttämättä ja ajankohdallisesti harjoittelu osui hyvään kohtaan, koska olin joka tapauksessa muuttamassa harjoittelun alkaessa Helsinkiin. Uteliaisuus vei lopulta voiton ja päädyin hakemaan ja hyvinhän siinä kävi – Pian tuli kiva puhelu ja pääsin aloittamaan kolmen kuukauden rupeaman alkukeväästä.

Työsopimukseen tehtävikseni määriteltiin avustaminen halllintotehtävissä, hallinnolliset kehityshankkeet sekä avustaminen organisaation yleisissä töissä. Edellä mainitut kuvastavatkin melko hyvin sitä mitä Demoksella puuhastelin. Hommia tuli tehtyä laidasta laitaan ja matkan varrella oli kehityshankkeita, laite- ja ohjelmistohankintoja, kulukorvauksia, laskujen tekemistä ja toisinaan esimerkiksi kattolamppujen vaihtelua. Vaihtelu piti yllä mielenkiintoa ja välillä intensiivisen tietotyön ohessa parhaalta tuntuikin tehdä välillä ns. apinahommia. Isoimmat kokonaisuudet harjoittelussa olivat kahden hallinnollisen hankkeen koordinointi. Ensimmäinen näistä liittyi strategian kokoamiseen, joka tarkoitti vuosien aikana syntyneiden materiaalien muokkaamista ja yhdistämistä johdonmukaiseksi paketiksi, ”strategiakirjaksi”, jota tultaisiin hyödyntämään jatkossa eri yhteyksissä.

Toinen hanke liittyi kehityskeskusteluprosessin uudistamiseen, jonka aloitin tekemällä selvitystä ja kartoittamalla kehittämistarpeita prosessiin liittyen. Demoksella kehityskeskusteluja ei pitänyt tavalliseen tapaan esimies, vaan kollegat toisilleen. Tapa koettiin arvokkaaksi ja se haluttiin säilyttää. Keskeistä uudistamisessa oli saada systemaattisempi käytäntö ja varmistaa, että keskustelut johtaisivat konkreettisiin askeliin. Tätä tarkoitusta varten sovellettiinkin käyttöön valmentavaan johtamiseen pohjautuva käytännönläheinen ja nopeasti jokaisen omaksuttavissa oleva GROW-malli.

Kiinnostavimpiin tehtäviin lukeutui myös harjoittelijarekryprosessiin liittyvät tehtävät. Mielenkiintoista olikin päästä näkemään hommaa juuri rekrytoijan näkökulmasta. Varsinkin isoa hakemuspinoa läpikäydessä ja arvioidessa sekä hakijoiden kysymyksiin vastaillessa huomaa, kuinka paljon aikaa ja vaivaa rekrytointi voi kokonaisuudessaan viedä.

Työpaikkana Demos oli viihtyisä ja rento. Palkkataso ei ole tällaisessa ajatushautomossa huima ja epäilemättä Demokselle hakeudutaankin sen kulttuurin ja myös sen vuoksi, että koetaan pääsevän tekemään omia arvoja vastaavaa työtä. Yksi Demoksen kirjoitetuista arvoista on, että työntekijät johtavat Demos Helsinkiä. Tämä ei vaikuttanut olevan pelkkää sanahelinää, vaan monella tapaa työpaikkademokratia ja matala hierarkia näkyi myös käytännössä.

Suhteellisen laaja-alainen avokonttori oli viihtyisä ympäristö työskennellä. Toimistolla ei ollut määrättyjä työskentelypaikkoja, vaan heti aluksi kannustettiin vaihtamaan paikkaa tasaisin väliajoin, jotta tulisi vaihtelua ja oltua tekemisissä mahdollisimman monipuolisesti ihmisten kanssa. Vaihtelu olikin mukavaa ja myös ryhdin kannalta oli hyvä asia. Päivän aikana saattoi istahtaa välillä seisomapöydän ääreen, välillä sohvalle ja välillä säkkituolille. Keskittymistä vaativaa tekemistä varten oli myös välillä vapaana hiljaisempia tiloja. Toisinaan avokonttorin häly olikin hieman stressavaa ja mielessä haikailin oman rauhallisemman työtilan perään.

Oli mukava huomata, että Demoksella vastuuta ja luottamusta uskallettiin osoittaa jo heti ensimmäisestä päivästä lähtien jo harjoittelijoillekin. On erittäin hyvä juttu, että voi kokea heti olevansa tasavertainen työyhteisön jäsen. Toimistolla väki oli ystävällistä ja helposti lähestyttävää. Lounasseuraa löytyi aina helposti, yleensä muista harjoittelijoista, joita saattoi olla parhaimmillaan kuusikin kappaletta. Työpäivän ehdoton parhaus oli kuitenkin mahdollisuus silitellä toimistokoiraa, joita pyöri toimistolla tasaisin väliajoin. Viikon huipentuma oli perjantaiskumpat, jossa kokoonnuttiin perjantaisin skumppalasien kanssa yhteen ja käytiin tyypillisesti läpi viikon uutisia ja onnistumisia sekä toivotetaan tervetulleeksi uusia ihmisiä. Olenkin vakuuttunut, että #perjantaiskumpat pitäisi jalkauttaa välittömästi jokaiseen työyhteisön arkeen!

Hautomokoira Frida tekemässä sitä mitä parhaiten osaa.

Mitä kokemus opetti? Itse työ oli samalla haastavaa ja palkitsevaa. Varsinkin hallinnollisessa kehittämisessä asiat eivät etene haluttuun tahtiin, kun mukana on useita muuttujia ja asiaan liittyvillä ihmisillä voi olla hyvinkin kiireiset kalenterit. Myös onnistumisen kokemuksia omasta työstä voi olla hankala saada, kun on käytännössä vaikea huomata asioiden etenemistä. Varsinkin pitkän aikavälin kehittämishankkeissa asiat ovat aina enemmän tai vähemmän keskeneräisiä, eikä oman työn tulos ole suoraan nähtävissä. Muut työyhteisön jäsenetkään eivät ole välttämättä täysin tietoisia siitä mitä oikeastaan puuhailet.

Tällaisessa työssä tärkeää onkin muistaa viestiä omista meneillään olevista asioista ja aikaansaannoksista. Varsinkin koko työyhteisöä koskettavista asioista on hyvä viestiä avoimesti koko porukalle myönteiseen sävyyn. Oli kyse pienestäkin asiasta, saa synnytettyä pienellä vaivalla fiiliksen siitä että yhteisten asioiden eteen tehdään töitä ja ne etenevät. Toisin sanoen, että hyviä asioita on tuloillaan. Tätä kautta saa myös itse helpommin onnistumisen kokemuksia omasta työstään.

On myös kyettävä ajattelemaan oman työn vaikutuksia pitkällä aikavälillä. Vasta harjoittelun päättymisen jälkeen aloin hiljalleen sisäistämään, että omalla tekemisellä oli oikeast merkitystä. Tekemäni työ strategian ja kehityskeskustelujen parissa tulee jossain määrin koskettamaan koko organisaation ja sen ihmisten toimintaa vuosia eteenpäin. Pieneltä tuntuvat jutut voivat kasvaa merkittäviksi pitkällä aikavälillä.

Erityisen antoisaa oli myös päästä olemaan osana ja näkemään modernin asiantuntijaorganisaation toimintaa käytännössä. Oli mukava päästä seuraamaan hyvin toimivaa työyhteisöä, jossa asioita oli selvästi mietitty myös johtamisen näkökulmasta, etenkin kulttuuriin panostamalla. Maailma ei nähtävästi kaatunut ilman tiukkoja hierarkioita ja asemia tai kellokorttia, joka olisikin äärimmäisen huono tuottavuusmittari ajatushautomoon. Työpaikalla on mahdollista toisinaan ottaa rennosti ja juoda perjantaisin skumppaa ja hommat tulevat siitä huolimatta tehdyksi. Hyviin tuloksiin päästään, kun uskalletaan jakaa vastuuta, osoittaa luottamusta ja sallia vapaus tehdä työtä parhaaksi näkemällään tavallaan.

Hyvää kesää toivottaa

Helsinkiin eksynyt hallintotieteilijä ja soveltava psykologi
Markus Ketonen

ps. Demos oli vierailevana toimittajana maaliskuun image-lehdessä, josta kannattaa tsekata Demoksen kirjoittama pääkirjoitus (http://www.demoshelsinki.fi/2016/03/22/tulevaisuus-kaipaa-ruumistasi/). Samasta lehdestä voi vilkaista Demoksen isoimpiin projekteihin lukeutuvan Naked Approachin pohjalta tehdyn jutun hyperkytkeytyneestä yhteiskunnasta (http://www.image.fi/image-lehti/uusi-nokia-on-uusi-nokia)